Online Toplantılarınızı Verimli Hale Getirecek İpuçları
Online toplantılar uzunca zamandır kullanılabilir olmasına karşın bu yıl kullanımı oldukça arttı. Tıpkı yüz yüze toplantılarınız gibi online toplantılarınızın yolunda gitmesini ve verimliliğinin artmasını sağlamak mümkün. İşte online toplantılarınızda sorun yaşamamanız için önemli birkaç ipucu:
1. GÜNDEMİ BELİRLEYİN : Toplantının gündemini belirlemek, toplantı katılımcılarının hazırlıklı olmasına olanak tanıyacaktır. Toplantı katılımcılarının gündeme katkıda bulunması online toplantılarınızın verimliliğini ciddi bir biçimde arttırır. Bunun için takvim davetinize toplantının konusunu da ekleyin veya belirlenen saatten 24-48 saat önce e-postayla toplantının gündemine ilişkin bir belgeyi tüm davetlilere gönderin.
2. İŞE UYGUN GİYİNİN : Hem daha kolay bir şekilde işe motive olabilmek için hem de iş etiğine uygunluk açısından davet edildiğiniz veya düzenlediğiniz online toplantılara katılım gösterirken profesyonel kıyafetler giymeniz daha uygun olacaktır.
3. DOĞRU DURUŞA DİKKAT EDİN : Özgüvenli ve profesyonel bir görünüm için online toplantılara katılırken yatar ya da uzanır pozisyonda bir görüntü vermemeli, oturur pozisyonu tercih etmelisiniz. Doğru duruş her zaman motivasyonunuzu arttırır
4. KAMERANIZI AYARLAYIN : Tıpkı yüz yüze toplantılarda olduğu gibi online toplantılarda da jest ve mimikleri görebilmek daha etkin bir toplantı geçirmenin altın kuralı. Bu yüzden görüşmeye başlamadan önce kamera lensine göz hizasında oturun ve kendinizi orta kısmı gösterecek şekilde konumlandırmaya çalışın.
5. ODAKLANIN : Online toplantılarda zaman kısıtı daha yaygındır, bu yüzden katılımcıların tam olarak toplantıya odaklanması gerekir. Online toplantılarda birçok işi bir arada yapma hatasına düşmeyin. Sunum yapılırken e-postalarınızı okumak veya iş arkadaşınızla yeni proje hakkında konuşmak gibi… Özellikle katıldığınız online etkinlik bir video konferans ise toplantıya odaklanma konusunda dikkatli olun, kritik bir bilgiyi kaçırıyor olabilirsiniz.
6. ARKA PLAN PAYLAŞIMI : Online toplantı yaparken kişisel yaşamınızla ilgili diğer katılımcılara fikir verebilecek ögeleri göstermemeniz mümkün. Görülmesini istemediğiniz yerleri arka plan uygulamalarından bulabileceğiniz veya online toplantı uygulamalarının bazılarında halihazırda var olan farklı içeriklerle düzenleyebilir, ağaçlarla dolu dingin bir görselden tutun da düz arka plana kadar çeşitli fonları kullanmayı deneyimleyebilirsiniz.
7. TEKNİK SORUNLARINIZI GİDERİN : Online toplantıya bağlanmadan önce tüm teknik sorunlarınızı gidermeniz, toplantınıza bölünmeden devam etmenizi sağlar.
-
Online toplantıya erken bağlanarak konferansınıza ya da toplantıyla ilgili e-posta veya notlarınıza erişmek için Wi-Fi bağlantınızın çalışıp çalışmadığını mutlaka kontrol edin.
-
Hoparlörlerinizi ve mikrofonunuzu test etmeyi unutmayın.
-
Daha hızlı ve sorunsuz bir online toplantı deneyimi için arka planda kullanmadığınız programlar varsa kapatın.
-
Ekranınızı diğer toplantı katılımcılarla paylaşacaksanız, rahatsız edici sesleri önlemek için tüm e-posta, telefon veya mesajlaşma programlarını veya bildirimleri kapattığınızdan emin olun.
-
Toplantı esnasında konuşmadığınız zamanlarda mikrofonunuzu kapalı tutun.
8. TOPLANTI SONU : Online toplantı raporlarınızı dijital platformlardan yararlanarak birer soru formuna dönüştürerek toplantıdan aldığınız sonuçları tek noktada toplayıp ileride düzenlenecek diğer toplantılarda da kullanabilirsiniz.